Déclaration de confidentialité au titre du Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») de l’Union européenne et de la nouvelle Loi sur la Protection des Données en Suisse (« nLPD »)
La présente déclaration de confidentialité vous informe de la façon dont Flexstone Partners gère vos données à caractère personnel (« Données personnelles ») et se conforme aux exigences du RGPD et de la nLPD respectivement le règlement de l’Union européenne (« UE ») et la loi suisse visant à renforcer la protection des données des individus dans l’UE et en Suisse. Elle aborde aussi leur exportation hors de l’UE et de la Suisse. Les Données personnelles englobent les informations que vous nous transmettez volontairement, celles communiquées dans le cadre de nos échanges et, le cas échéant, celles que nous avons de vous en tant qu’investisseur (« Investisseur ») dans les fonds ou mandats gérés ou conseillés par Flexstone Partners (les « Fonds/Mandats»). Cette déclaration décrit également les buts pour lesquels nous sommes susceptibles d’utiliser vos Données personnelles. Flexstone Partners 1) prend très au sérieux son obligation de protection des Données personnelles et s’en acquitte, que l’individu concerné soit ou non détenteur de parts dans les Fonds ; 2) a mis en place des procédures visant à restreindre l’accès aux Données personnelles à nos seuls employés ou prestataire ayant besoin de les connaître pour fournir des produits ou services ; et 3) veille à l’entretien des protections physiques, électroniques et procédurales des Données personnelles et s’engage à sécuriser ces dernières, à en préserver la confidentialité et à ne pas les vendre.. Cette déclaration concerne les « Données personnelles » ; soit toute information relative à un individu identifiable, seule ou en association avec d’autres informations en notre possession, dont le traitement est régi par le RGPD ou la nLPDet, en particulier, lorsque l’individu identifiable est résident de l’Espace économique européen (« EEE ») ou de la Suisse.
- Pourquoi recueillez-vous mes données personnelles ?
Flexstone Partners recueille vos Données personnelles afin de tenir ses registres comptables et d’accomplir ses obligations opérationnelles, légales et de conformité en tant que gestionnaire d’investissements des Fonds/Mandats ; obligations qui, si vous êtes Investisseur dans ces derniers, consistent notamment à négocier et à conclure avec vous des conventions de souscription aux Fonds. Nous nous servons aussi de vos Données personnelles à des fins marketing. L’utilisation de vos Données sert les objectifs suivants : communiquer avec vous dans le cadre de nos activités, y compris vous demander des informations et vous fournir des informations sollicitées ; satisfaire à nos obligations statutaires, réglementaires et contractuelles envers les Investisseurs ;; réaliser des vérifications de lutte contre le blanchiment de capitaux (« LBC ») et pour mieux vous connaître (processus Know Your Client – « KYC ») le cas échéant ; entretenir, améliorer et développer nos communications avec vous et, pour les Investisseurs, les informer sur la performance ; recevoir et verser des frais et paiements ; gérer, prévenir et enquêter sur les fraudes, l’exposition au risque, les réclamations et autres responsabilités, y compris, sans s’y limiter, les infractions aux lois et règlements ; vous adresser de la documentation promotionnelle et personnaliser le contenu des communications que nous vous adressons ; le cas échéant, réaliser, évaluer, entretenir, améliorer et développer les services que nous vous apportons ; partager vos Données personnelles avec des tiers lorsque Flexstone Partners est impliqué dans une fusion, une acquisition ou une vente de tout ou partie de ses actifs, auquel cas vos Données personnelles en notre possession peuvent faire partie des actifs transférés ; tenir nos registres comptables ; et transmettre des courriels et d’autres informations émanant de vous susceptibles de contenir vos données professionnelles et d’autres Données personnelles, le cas échéant.
- Comment les recueillez-vous ?
Les informations que nous recueillons sont celles nécessaires pour nous conformer à nos obligations statutaires, réglementaires et légales et pour communiquer au mieux avec vous. Le cas échéant, elles peuvent inclure les données nécessaires aux conventions de souscription au Fonds ou de gestion/conseil de Mandats ainsi que celles indispensables pour accepter la souscription, gérer l’investissement, observer les obligations légales et faciliter notre relation. Ces informations peuvent nous parvenir d’autres sources non publiques, telles que des formulaires de candidature et autres, d’autres correspondances écrites, électroniques ou verbales et/ou d’un cabinet de courtage ou de conseil financier, d’un conseiller financier ou d’un consultant.
- Qui les recueille ?
Les Données sont recueillies par les employés de Flexstone Partners qui communiquent avec vous, si nécessaire et applicable , dans le cadre des services qu’ils fournissent, sauf disposition contraire de la loi et la présente déclaration de confidentialité. Le cas échéant, elles sont recueillies par le service de relations Investisseurs de Flexstone Partners lors de l’admission de l’Investisseur. Mais elles peuvent aussi l’être par les services dédiés à la comptabilité (Accounting and Reporting), aux investissements (Investments), à la fiscalité (Tax), aux entreprises (Corporate), au droit (Legal and Compliance), si nécessaire et applicable. Quelles sont les données personnelles recueillies ? Flexstone Partners peut recueillir, selon les cas, les types de Données personnelles suivants :- identifiants (c’est-à-dire vos nom et prénom , adresses électroniques, statut civil, données d’identification, images d’identification) ;
- données financières (c’est-à-dire vos revenus, vos actifs, votre votre résidence fiscale) ;
- coordonnées bancaires (c’est-à-dire les identifiants de votre compte bancaire pour échanger des transferts bancaires avec vous) ;
- coordonnées de contact (c’est-à-dire votre adresse et votre numéro de téléphone) ;
- autres informations exigées par les lois et règlementations en vigueur (c’est-à-dire votre adresse de résidence, votre nationalité) ;
- documents légales pour les personnes morales (c’est-à-dire de fiducie, d’entreprise, de partenariat, de plan de pension, de fondation, titres de propriété, listes de signataires, y compris des spécimens de signature approuvés).
- Quels sont les motifs légitimes de cette collecte d’informations ?
Le traitement des données est licite et adéquat, pertinent et non excessif au regard des finalités ci-dessous pour lesquelles elles sont collectées :- se conformer aux obligations légales en vigueur :
- vérification en matière de connaissance client conformément aux directives LAB/FT et MIFID II notamment,
- tenue des registres comptables ;
- le cas échéant, la négociation, la conclusion et l’exécution des conventions de souscription à un Fonds :
- nos intérêts légitimes :
- entretien , amélioration et développement de nos communications avec vous identification, gestion et prévention des fraudes, d’un éventuel n isque d’image et de réputation notamment, des réclamations et autres responsabilités, y compris, sans s’y limiter, les infractions aux lois et règlementations ;
- partage de vos Données personnelles avec des tiers dans la cadre de :
- fusion, d’ acquisition ou de vente de tout ou partie de ses actifs ; auquel cas les Données personnelles en notre possession peuvent faire partie des actifs transférés.
- de prestations externes notamment ,mais sans que la liste soit limitative, de type dépositaires , les commissaires aux comptes , les auditeurs, les prestataires de service informatique , les gestionnaires de données de Fonds/Mandats
- se conformer aux obligations légales en vigueur :
- Prévoyez-vous de communiquer mes données personnelles ?
Flexstone Partners communiquera vos Données personnelles chaque fois que cela est légitime, légal et nécessaire à l’exécution des contrats. Dans le cadre normal de nos services aux Investisseurs, nous pouvons communiquer les Données que nous recueillons à des entreprises agissant comme agent de transfert (pour que les Investisseurs et Fonds puissent envoyer et recevoir des fonds) ou comme administrateur de Fonds (pour suivre les informations, produire et diffuser des rapports, etc.), ainsi qu’à des dépositaires (pour sécuriser des liquidités). Nous pouvons aussi engager des entreprises pour nous aider à présenter nos produits à d’éventuels Investisseurs, Par ailleurs, nous pouvons communiquer des Données personnelles et des coordonnées bancaires aux cabinets de courtage ou de conseil financier d’un Investisseur et/ou à leurs conseillers financiers et consultants, mais uniquement avec le consentement de l’Investisseur. Notre politique est de ne divulguer aucune Donnée personnelle ou coordonnée bancaire fournie par un Investisseur ou recueillie à quelque tiers; sauf lorsque la loi l’exige et tel que le prévoit la présente déclaration de confidentialité. Nous ne communiquons aucune Donnée relative à un ancien Investisseur à des tiers sauf en cas de demande d’un régulateur. Les types d’entreprise indiqués ci-dessus peuvent, le cas échéant, obtenir les coordonnées de contact et bancaires des Investisseurs, mais ne peuvent les utiliser que pour fournir le service en question.
- Envoyez-vous mes données personnelles à l’étranger ?
Les entités de Flexstone Partners sont établies à Paris, Genève, New York et Singapour . Les Données personnelles que nous recueillons seront traitées en Europe, aux Etats-Unis, en Asie en Inde, et le cas échéant, dans des pays dont le législateur de l’UE n’a pas déterminé qu’ils assurent une protection adéquate des Données personnelles dans le cadre notamment d’exécution d’investissements. Nous recueillons et transférons vos Données personnelles hors UE et Suisse (en Asie, aux Etats-Unis, et en Inde notamment) pour l’exécution des contrats conformément aux dispositions contractuelles normalisées de l’UE ou,, du Bouclier de protection des données UE-Etats-Unis¹. Dans certaines situations, les transferts vers les pays dont le législateur de l’UE ou de Suisse n’a pas déterminé qu’ils assurent une protection adéquate des Données personnelles sont autorisés sous réserve de clauses contractuelles adéquates. Votre droit à l’information vous autorise à recevoir, sur simple demande, une copie des conditions selon lesquelles vos Données personnelles sont exportées hors de l’UE ou de la Suisse.
- Combien de temps les conserverez-vous ?
Nous stockons les informations personnelles pour servir nos clients, nos relations et nos contrats , conformément aux lois et réglementations en vigueur applicable à chaque entité de Flexstone Partners et pendant le délai de prescription applicable, au cours duquel des réclamations pourraient être formulées pouvant impliquer des informations personnelles. Les livres et registres doivent être tenus à jour par les entités de Flexstone Partners conformément aux lois et réglementations en vigueur applicable à chaque entité de Flexstone Partners.
- Suis-je obligé de les fournir ?
Ces informations sont nécessaires lors de l’admission d’un Investisseur ou de l’intégration d’un investissement réalisé par nos Fonds et/ou Mandats, ainsi qu’en quelques autres occasions (par exemple pour communiquer un changement d’adresse, de coordonnées de contact etc.). Les Données personnelles de l’Investisseur sont indispensables à la conclusion d’une convention de souscription à un Fonds géré par Flexstone Partners notamment. En l’absence de ces données, nous nous serons pas en mesure de fournir les services demandés.
- D’où proviennent mes données personnelles lorsque je ne les fournis pas moi-même ?
Des tiers nous fournissent des Données personnelles d’individus soumis à des sanctions. Voir aussi le paragraphe 3 « Qui les recueille ?
- Quels sont mes droits ?
- Droit d’accès
Vous avez le droit d’exiger l’accès à vos Données personnelles, ainsi qu’à d’autres informations relatives au traitement de ces Données. - Droit de rectification
Vous avez le droit de voir corriger toute Donnée personnelle inadéquate, incomplète ou erronée. Vous avez, par ailleurs, la responsabilité de veiller à ce que toute modification de votre situation personnelle nous soit rapidement signalée afin que nous puissions tenir vos Données personnelles à jour. - Droit à l’oubli
Vous avez le droit de voir vos Données personnelles effacées dans certaines circonstances ; par exemple lorsque vous retirez votre consentement, lorsque vous vous opposez au traitement au titre de nos intérêts légitimes et que nous n’avons aucun motif légitime prévalant (voir ci-dessous) ou lorsque vos Données personnelles sont traitées de façon illégale. - Droit de portabilité
Lorsque nous invoquons (comme motif légitime de traitement) votre notification par la présente déclaration, ou lorsque le traitement de vos données est nécessaire pour exécuter un contrat auquel vous êtes partie ou pour mener, à votre demande, des actions avant de conclure un contrat et que les Données personnelles sont traitées via des moyens automatisés, vous avez le droit de recevoir toutes ces Données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, informatisé et courant, et vous avez aussi le droit d’exiger que nous les transmettions à un autre contrôleur, lorsque cela est techniquement possible. - Droit d’opposition au traitement (profilage compris) pour des motifs d’intérêt légitime
Lorsque nous invoquons notre intérêt légitime pour traiter vos Données personnelles, nous pensons pouvoir démontrer qu’il s’agit d’une obligation pour nous. En particulier, le besoin de protéger Flexstone Partners et le système financier au sens large nous impose de gérer, prévenir et enquêter sur les fraudes, l’exposition au risque de réputation et d’image, les réclamations et autres responsabilités liées à nos Fonds et/ou Mandats. Lorsque nous invoquons notre intérêt légitime pour justifier du traitement de vos Données personnelles, vous pouvez vous opposer à ce traitement. Auquel cas, nous devons y mettre fin ; à moins que nous ne puissions démontrer des obligations de traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou à moins que le traitement soit exigé pour l’établissement, l’exécution ou la défense d’actions en justice. Chaque objection sera examinée individuellement. - Droit de refuser le marketing direct (profilage compris)
Vous avez le droit de vous opposer à l’usage de vos Données personnelles (profilage compris) à des fins de marketing direct (pour vous renseigner sur nos offres d’investissement ou vous inviter à un événement promotionnel). - Droit de restriction
Vous pouvez vous opposer au traitement de vos Données personnelles dans les cas suivants :- lorsque vous réfutez l’exactitude de vos Données personnelles, jusqu’à ce que nous ayons apporté les corrections nécessaires ou vérifié leur exactitude ;
- lorsque leur traitement est illégal mais que vous ne souhaitez pas que nous les effacions ;
- lorsque nous n’avons plus l’utilité de vos Données personnelles pour un traitement mais que vous en avez besoin pour l’établissement, l’exécution ou la défense d’une action en justice ;
- lorsque vous refusez le traitement sur la base d’intérêts légitimes et que nous n’avons pas encore démontré l’intérêt légitime supérieur que nous avons de poursuivre ce traitement.
- Droit d’accès
Si vos Données personnelles sont soumises à des restrictions (ce qui signifie que nous nous contenterons de les stocker), nous ne les traiterons qu’avec votre consentement ou pour l’établissement, l’exécution ou la défense d’actions en justice.
- Droit de déposer une plainte
Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance de votre lieu de résidence, de travail ou du lieu de l’infraction alléguée. - Droit de retrait de consentement
Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos Données personnelles sans que cela n’affecte la légalité du traitement consenti effectué avant ce retrait.
En cas de questions sur ces sujets, n’hésitez pas à nous contacter. Nous vous remercions pour votre confiance.
- Comment exercer vos droits ?
Pour exercer vos droits, merci de contacter le responsable à la Protection Des Données par courrier en indiquant, nom, prénom, coordonnées de contact et en fournissant une copie de votre pièce d’identité.
dpo@flexstonepartners.com
Flexstone Partners Paris
5/7 rue Monttessuy
75007 Paris France
Flexstone Partners Genève
Chemin du Blandonnet 8
Vernier
1214 Genève
Suisse
¹ Les États-Unis sont un cas particulier. Ils bénéficient d’une convention spécifique, le Privacy Shield, entrée en vigueur en 2016 après l’annulation du Safe Harbor par la Cour de Justice.